De EUDR-gebruikershandleiding, die onderdeel is van het EUDR Information System, biedt gedetailleerde informatie over het opstellen en beheren van “Due Diligence Statements” (DDS) volgens de vereisten van de European Union Deforestation Regulation (EUDR).
De EUDR is in het leven geroepen om producten die bijdragen aan ontbossing, zoals hout, soja, koffie en cacao, beter te controleren. Economische operators (EO’s) binnen en buiten de Europese Unie moeten aantonen dat hun producten niet afkomstig zijn van ontboste gebieden na 31-12-2020. Dit gebeurt via het opstellen van DDS, waarin gedetailleerde informatie over de productieketen en geolocatie wordt vastgelegd.
Registratie en toegang
Om gebruik te maken van het EUDR-platform moet een gebruiker een EU Login-account aanmaken. Dit account is een toegangspunt tot verschillende diensten van de Europese Commissie. Zodra het account is aangemaakt, kunnen gebruikers een rol als operator of bevoegde autoriteit aanvragen.
Economische operators kunnen zich registreren als importeur, exporteur, producent, handelaar of gemachtigde vertegenwoordiger van bovengenoemde rollen. Competente autoriteiten en douanekantoren vallen onder de bevoegde autoriteit.
Het opstellen van een DDS
Het belangrijkste onderdeel van de handleiding is het stap voor stap proces van het aanmaken van een DDS. Dit omvat de volgende stappen:
Referentienummer en verificatienummer: Elk DDS krijgt een uniek referentienummer. Het verificatienummer wordt vertrouwelijk meegestuurd naar operators en kan worden gebruikt voor downstream controles.
Gegevens van de operator: De naam en het adres van de operator worden automatisch ingevuld als de operator al geregistreerd is. Als er meerdere operatoren zijn, kan de gebruiker een selectie maken.
Activiteit en plaats van activiteit: Hier moet de operator aangeven of het product wordt geïmporteerd, geëxporteerd, of binnen de EU wordt geproduceerd. Ook moet het land van invoer of uitvoer worden aangegeven.
Productinformatie en geolocatie: Voor elk product moet informatie worden verstrekt over de netmassa, volumes, en indien van toepassing de wetenschappelijke naam van de soorten hout. De operator moet ook de productielocatie aangeven, inclusief geolocatiegegevens in de vorm van een GeoJson-bestand of handmatig via de GeoEditor-kaarttool.
Validatie en verwerking
Na het invullen van alle gegevens wordt de DDS ter controle ingediend. Bevoegde autoriteiten zullen het document beoordelen. Zodra het goedgekeurd is, krijgt de DDS de status “Beschikbaar”. Vanaf dat moment kan het document worden gebruikt voor douaneformaliteiten.
Statussen en acties
De DDS kan tijdens het proces verschillende statussen aannemen:
- Nieuw: De DDS is aangemaakt, maar nog niet opgeslagen.
- Concept: De DDS is opgeslagen, maar nog niet ingediend.
- Ingediend: De DDS is ingediend voor beoordeling.
- Beschikbaar: De DDS is goedgekeurd en klaar voor gebruik.
- Geweigerd: De DDS is afgewezen door de bevoegde autoriteit.
- Geannuleerd: De DDS is door de operator teruggetrokken.
- Gearchiveerd: De DDS wordt na zes maanden automatisch gearchiveerd, maar blijft beschikbaar voor naslag.
Geavanceerde functies
Operators kunnen gebruik maken van geavanceerde zoekopties om DDS op te halen op basis van specifieke criteria, zoals product, status of activiteit. Daarnaast is er een “Copy as New”-functie waarmee een bestaande DDS eenvoudig kan worden gedupliceerd voor nieuwe transacties.
Download het document “EUDR Information System User Guide”.